Politică confidențialitate

Ultima actualizare: 13.02.2026

Prin prezenta Politică vă informăm despre modul în care colectăm, utilizăm, transferăm și protejăm datele dvs. cu caracter personal atunci când interacționați cu POLIDENT SRL, inclusiv prin intermediul website-ului www.aestheticdentalclinic.ro.

Prelucrarea datelor cu caracter personal o realizăm în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 („Regulamentul general privind protecția datelor”, în continuare „RGPD”) și cu legislația națională relevantă în materia protecției datelor cu caracter personal și a serviciilor medicale.

  1. CINE SUNTEM NOI?

POLIDENT SRL (în continuare „Societatea”, „Noi”), în calitate de Operator de date cu caracter personal, are CIF24661719, J2008001875263 și administrează Clinica de medicină dentară Aesthetic Dental/Kids Dental Clinic din Tg. Mureș – dotată cu echipamente medicale de ultimă generație, ce oferă tratamente cu rată ridicată de succes fară a fi nevoie de un număr mare de ședințe, reducănd la minim timpul petrecut la stomatolog și disconfortul tratamentelor.

Parte din echipa Clinicii sunt și tehnicienii dentari din cadrul laboratorului Polident, deschis încă din anul 2008 și care sunt la baza reușitelor nostre în tratamentele protetice.

Standardele de calitate pe care ni le-am asumat sunt ridicate, urmărind o formare continuă și aplicând tehnicile de ultimă oră pentru a avea satisfacția profesională pe care o găsim în succesul tratamentelor aplicate pacienților noștri.

Datele noastre de contact sunt:

Adresa sediului: Cristești, str. Principală nr. 536, jud. Mureș, România

Adresă Punct de lucru (Clinică): Târgu Mureș, str. Mihai Viteazul nr. 40, jud. Mureș

Nr. de tel.: 0760.090.090.

Adresă de E-mail: frontoffice@aestheticdentalclinic.ro,

Adresă de e-mail Responsabil cu protecția datelor (DPO): dpo@aestheticdentalclinic.ro

  1. CUM PRELUCRĂM DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL?

Societatea POLIDENT SRL, în calitate de Operator, prelucrează date cu caracter personal în contextul desfășurării activităților medicale stomatologice și al administrării website-ului www.aestheticdentalclinic.ro.

Prelucrăm datele cu caracter personal ale următoarelor categorii de persoane vizate:

  • pacienți (persoane fizice) care solicită sau beneficiază de servicii stomatologice inclusiv pacienți minori, reprezentați legal de părinte sau tutore;
  • persoane care efectuează programări online prin intermediul website-ului;
  • persoane care efectuează plăți online prin intermediul website-ului, în nume propriu sau pentru un alt pacient;
  • persoane care contactează clinica prin formularul de contact, telefon, e-mail sau alte canale puse la dispoziție;
  • reprezentanți ai partenerilor contractuali și ai colaboratorilor;
  • candidați care transmit CV-uri în vederea angajării;
  • vizitatori ai website-ului (prin intermediul modulelor cookie și tehnologiilor similare).

Datele cu caracter personal sunt prelucrate cu respectarea principiilor prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), respectiv:

✓ sunt prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată;

✓ sunt colectate în scopuri determinate, explicite și legitime (ex. programarea și prestarea serviciilor medicale, comunicarea cu pacienții, gestionarea solicitărilor, îndeplinirea obligațiilor legale, administrarea website-ului);

✓ sunt adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile pentru care sunt prelucrate;

✓ sunt exacte și, dacă este necesar, actualizate;

✓ sunt păstrate doar pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate sau conform obligațiilor legale aplicabile domeniului medical;

✓ sunt prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, distrugerii sau deteriorării accidentale, prin implementarea unor măsuri tehnice și organizatorice corespunzătoare.

În cazul datelor privind sănătatea, acestea sunt prelucrate cu un nivel sporit de protecție, în conformitate cu dispozițiile legale aplicabile și cu obligațiile de confidențialitate specifice profesiei medicale, respectiv cu secretul profesional medical.

  1. CARE SUNT TIPURILE DE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE ȘI ÎN CE SCOP SUNT PRELUCRATE ACESTEA?

În funcție de modul în care interacționați cu Societatea (on-line sau off-line), putem prelucra următoarele categorii de date cu caracter personal, în scopurile indicate:

  • Programări / solicitări transmise prin website (secțiunea „Programări online”) – prelucrăm: nume și prenume, număr de telefon, specializare/serviciu solicitat, conținutul mesajului, precum și orice alte informații pe care ni le furnizați voluntar.

Scop: preluarea solicitării, contactarea dvs. pentru confirmarea/gestionarea programării și asigurarea comunicării privind serviciile stomatologice. Vă rugăm să nu introduceți în câmpul „Mesaj” date medicale detaliate (simptome, diagnostic, analize). Dacă totuși ne transmiteți astfel de informații, le vom utiliza strict pentru gestionarea solicitării și le vom proteja corespunzător.

3.2 Contact prin telefon, e-mail, WhatsApp sau mesagerie social media – putem prelucra: nume, număr de telefon, adresă de e-mail, conținutul corespondenței și, după caz, istoricul comunicării.

Scop: relația cu pacienții/potențialii pacienți, furnizarea de informații, stabilirea sau modificarea programărilor.

3.3. Prestarea serviciilor medicale stomatologice

Atunci când beneficiați de servicii medicale în cadrul clinicii, prelucrăm: date de identificare (nume și prenume, data nașterii, seria și numărul actului de identitate și codul numeric personal, în măsura în care sunt necesare pentru întocmirea documentelor impuse de lege), date de contact, date privind reprezentantul legal în cazul pacienților minori sau al persoanelor lipsite de capacitate de exercițiu, precum și date privind sănătatea: antecedente medicale și stomatologice, medicație curentă, alergii, anamneză, statusul dentar, imagistică dentară (radiografii, scanări, fotografii clinice), diagnostic, planul de tratament, manoperele efectuate, evoluția tratamentului și consimțământul informat exprimat.

Scop: evaluarea stării dumneavoastră de sănătate orodentară, stabilirea diagnosticului și a planului de tratament, prestarea și urmărirea tratamentului, executarea lucrărilor protetice și a dispozitivelor personalizate, întocmirea și păstrarea documentației medicale, asigurarea continuității îngrijirilor, precum și îndeplinirea obligațiilor legale ce revin furnizorilor de servicii medicale.

Datele privind sănătatea constituie categorii speciale de date cu caracter personal și sunt prelucrate exclusiv de personal supus obligației de păstrare a secretului profesional sau sub responsabilitatea acestuia.

3.4. Plăți online și facturare

Atunci când achitați online, cu cardul bancar, contravaloarea serviciilor medicale stomatologice, prelucrăm: nume și prenume, adresa de e-mail și numărul de telefon, datele necesare emiterii facturii (nume ori denumire, adresă și, atunci când factura se emite pe o persoană juridică, codul de identificare fiscală), suma achitată și moneda, data și ora tranzacției, identificatorul unic al tranzacției, statusul plății (autorizată, refuzată, restituită), precum și, atunci când ne sunt comunicate de procesatorul de plăți, tipul cardului și ultimele patru cifre ale acestuia.

Nu colectăm și nu stocăm numărul complet al cardului, data expirării sau codul de securitate (CVV/CVC). Aceste date sunt introduse direct în mediul securizat al procesatorului de plăți și nu ne sunt accesibile.

Scop: procesarea plății, emiterea și transmiterea facturii, evidența financiar-contabilă, gestionarea cererilor de anulare și de restituire, prevenirea și investigarea fraudelor la plată, precum și soluționarea eventualelor contestații de plată (chargeback).

Condițiile în care se prestează serviciile achitate online, precum și regulile de anulare și de restituire sunt detaliate în secțiunile „Livrare” și „Retur/Anulare” publicate pe Website.

  • Date prelucrate prin module cookie și tehnologii similare – pentru vizitatorii website-ului este posibil să colectăm date precum: adresa IP, identificatori cookie, tipul browserului, sistemul de operare, paginile accesate, durata vizitei, evenimente/înregistrări tehnice.

Scop: funcționarea corectă a website-ului (cookie-uri esențiale), statistici și îmbunătățirea site-ului (cookie-uri de analiză, inclusiv Google Analytics), conform opțiunilor dvs. exprimate în bannerul de cookie-uri.

Pentru mai multe detalii despre cookie-uri și cum vă puteți gestiona opțiunile, vă rugăm să consultați Politica de Cookies (link pe website) și setările disponibile în bannerul de cookie-uri.

3.6 Recrutare – în cazul în care aplicați pentru un post (ex.: pagini de tip „Funcție/Asistent stomatologie” sau prin transmiterea CV-ului), putem prelucra: nume, date de contact, experiență profesională, studii, certificări, alte informații incluse în CV/scrisoare de intenție și, după caz, notițe din interviu.

Scop: derularea procesului de recrutare și selecție.

  • Feedback/Testimoniale – pe website sunt afișate testimoniale (inclusiv recomandări Google). În această situație, pot apărea public nume/prenume (sau inițiale) și conținutul recenziei, în măsura în care acestea sunt publicate de persoanele vizate pe platformele respective.

Scop: prezentarea reputației serviciilor.

3.8. Prelucrarea datelor pacienților minori

Clinica Kids Dental Clinic acordă servicii stomatologice și pacienților minori. În aceste situații, programarea, consimțământul pentru actul medical și comunicarea cu clinica se realizează prin părintele sau reprezentantul legal al minorului, în condițiile legislației aplicabile în domeniul sănătății. Prelucrăm datele minorului strict în măsura necesară prestării actului medical, precum și datele de identificare și de contact ale reprezentantului legal.

Website-ul nu se adresează minorilor și nu solicită în mod direct date de la aceștia. Vă rugăm să nu transmiteți date privind un minor prin formularul online decât în calitate de părinte sau reprezentant legal al acestuia.

Nu utilizăm datele dvs. cu caracter personal pentru a vă transmite comunicări de marketing (newsletter, oferte), decât dacă ne-ați acordat consimțământul în mod expres; în acest caz, vă asigurăm o opțiune simplă de dezabonare/retragere a consimțământului în orice moment.

  1. CARE SUNT TEMEIURILE LEGALE PE CARE SE BAZEAZĂ PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL?

Prelucrăm datele dvs. în baza unuia sau mai multora dintre următoarele temeiuri legale (după caz):

  • executarea demersurilor la cererea Dvs. înainte de încheierea unui contract și/sau executarea contractului (Art. 6, alin. (1) lit. b) RGPD) – de exemplu, preluarea solicitărilor de programare și gestionarea comunicării aferente, precum și încasarea contravalorii serviciilor medicale contractate, inclusiv prin plată online cu cardul, și gestionarea restituirilor aferente;
  • îndeplinirea obligațiilor legale (Art. 6, alin. (1) lit. c) RGPD) – inclusiv obligații fiscale și financiar-contabile aferente sumelor încasate și facturilor emise, indiferent dacă plata se realizează online sau la sediul clinicii, precum și obligațiile specifice activității medicale, între care întocmirea și păstrarea documentației medicale;
  • consimțământ (Art. 6, alin. (1) lit. a) RGPD) – de exemplu, pentru anumite comunicări de marketing sau pentru cookie-uri neesențiale, conform alegerilor dvs. din bannerul de cookie-uri;
  • interes legitim (Art. 6, alin. (1) lit. f) RGPD) – de exemplu, asigurarea securității website-ului, prevenirea și investigarea fraudelor la plată, gestionarea contestațiilor de plată (chargeback), precum și apărarea drepturilor Societății în eventuale proceduri.

În ceea ce privește datele privind sănătatea, care constituie categorii speciale de date cu caracter personal, prelucrarea se întemeiază pe:

  • art. 9 alin. (2) lit. h) RGPD – prelucrarea este necesară în scopuri de medicină preventivă, de stabilire a unui diagnostic medical, de furnizare de asistență medicală sau de gestionare a sistemelor și serviciilor de sănătate, în temeiul dreptului intern și sub responsabilitatea unui profesionist supus obligației de secret profesional;
  • art. 9 alin. (2) lit. c) RGPD – atunci când prelucrarea este necesară pentru protejarea intereselor vitale ale pacientului, în situații de urgență;
  • art. 9 alin. (2) lit. f) RGPD – atunci când prelucrarea este necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

Codul numeric personal este prelucrat numai atunci când legea impune înscrierea sa în documentele pe care Societatea are obligația de a le întocmi.

  1. PE CE DURATĂ PRELUCRĂM DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL?

Păstrăm datele cu caracter personal doar pe perioada necesară atingerii scopurilor pentru care au fost colectate, precum și pentru a respecta obligațiile legale aplicabile. În mod orientativ:

  • solicitările de programare / contact primite prin website (nume, telefon, mesaj) – până la 12 luni de la ultima interacțiune, cu excepția situațiilor în care este necesară păstrarea mai îndelungată pentru apărarea unui drept;
  • documentația medicală a pacientului (fișa de tratament, imagistică dentară, consimțăminte informate) – pe durata stabilită prin nomenclatorul arhivistic al Societății, întocmit în condițiile Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și cu respectarea reglementărilor aplicabile în domeniul sănătății;
  • datele aferente unei contestații de plată sau unui litigiu privind o sumă achitată – până la soluționarea definitivă a acestuia și, ulterior, pe durata termenelor legale de prescripție aplicabile;
  • datele din recrutare (CV-uri) – de regulă până la 12 luni de la încheierea procesului de selecție, cu excepția cazului în care legea impune altfel sau vă exprimați acordul pentru o perioadă mai lungă.
  • cookie-uri – conform Politicii de cookies și setărilor din browserul dvs.; cookie-urile de analiză (ex.: Google Analytics) au, în general, durate limitate și pot fi șterse/gestionate din setările browserului și din bannerul de cookie-uri.

La expirarea termenelor de mai sus, datele sunt șterse sau distruse în condiții de securitate, cu excepția situațiilor în care legea impune păstrarea lor pentru o perioadă mai îndelungată.

  1. CUI TRANSMITEM DATELE CU CARACTER PERSONAL?

Nu vom comunica sau transfera către terți datele dvs. cu caracter personal, cu excepția situațiilor de mai jos, în măsura în care este necesar pentru scopurile descrise în această Politică și cu respectarea principiului „nevoii de a cunoaște”:

Categoriile de destinatari pot include:

  • Furnizori de servicii IT și găzduire (hosting), mentenanță și administrare website;
  • Furnizori implicați în dezvoltarea/operarea website-ului;
  • Furnizori de servicii de analiză/statistică pentru website (ex.: Google Analytics, activat doar dacă acceptați cookie-urile de analiză);
  • Procesatorul de plăți autorizat prin intermediul căruia se realizează plata online cu cardul (NETOPIA Payments), precum și instituțiile bancare implicate în executarea tranzacției, respectiv banca emitentă a cardului dumneavoastră și banca acceptatoare;
  • Platforme de comunicare, atunci când alegeți să ne contactați prin acestea (ex.: WhatsApp – Meta, Facebook/Instagram – Meta, TikTok), conform politicilor lor de Confidențialitate;
  • Furnizori de servicii contabile, de audit și de consultanță, precum și cabinete de avocatură, atunci când este necesar pentru apărarea drepturilor Societății;
  • Autorități și instituții publice, atunci când există o obligație legală sau când este necesar pentru apărarea drepturilor și intereselor legitime ale Societății.

În cazul în care utilizăm furnizori împuterniciți, ne asigurăm că avem încheiate acorduri de prelucrare a datelor (Art. 28 RGPD) și că aceștia oferă garanții adecvate privind confidențialitatea și securitatea datelor.

Procesatorul de plăți acționează în calitate de operator independent pentru prelucrările pe care le efectuează în îndeplinirea obligațiilor proprii ce îi revin în temeiul legislației privind serviciile de plată și prevenirea spălării banilor, respectiv în calitate de persoană împuternicită pentru operațiunile efectuate la solicitarea Societății, în baza unui acord încheiat în condițiile art. 28 din RGPD.

Anumiți furnizori (de ex. Google/Meta/TikTok) pot prelucra date în calitate de operatori independenți, conform condițiilor proprii; în aceste cazuri, vă recomandăm să consultați Politicile lor de Confidențialitate.

Transferuri în afara SEE: În măsura în care datele sunt transferate în afara Spațiului Economic European (de exemplu, prin utilizarea anumitor servicii ale Google/Meta/TikTok), ne asigurăm că transferurile au loc în condițiile RGPD, pe baza unor garanții adecvate (de ex.: clauze contractuale standard) și cu condiția existenței unor drepturi opozabile și căi de atac eficiente pentru persoanele vizate. Datele privind sănătatea nu sunt transferate în afara Spațiului Economic European.

  1. CE MĂSURI DE PROTECȚIE ȘI GARANȚII LUĂM?

Societatea implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea datelor cu caracter personal, inclusiv (după caz): controlul accesului, politici interne de confidențialitate, backup, actualizări de securitate, monitorizare și măsuri de protecție împotriva accesului neautorizat.

Website-ul utilizează mecanisme de securitate specifice mediului online (de ex. conexiuni criptate/HTTPS, jurnalizare tehnică, măsuri anti-abuz) și este administrat astfel încât să minimizeze riscurile asupra datelor.

În ceea ce privește plățile online, datele cardului bancar sunt introduse și prelucrate exclusiv în mediul securizat al procesatorului de plăți autorizat, care aplică standardul de securitate PCI-DSS și mecanisme de autentificare strictă a clientului (3-D Secure). Societatea nu are acces la numărul complet al cardului și nu îl stochează în sistemele proprii.

Accesul la documentația medicală este limitat la personalul medical implicat în îngrijirea pacientului și la personalul administrativ care are nevoie de acces în exercitarea atribuțiilor, toți fiind ținuți de obligația de confidențialitate.

  1. CARE SUNT DREPTURILE DVS. ÎN CALITATE DE PERSOANĂ VIZATĂ?

Orice persoană vizată își poate exercita următoarele drepturi, așa cum sunt prevăzute de către Regulamentul General privind Protecția Datelor:

  • Dreptul de acces;
  • Dreptul de rectificare;
  • Dreptul la ștergere;
  • Dreptul la restricționarea prelucrării;
  • Dreptul la portabilitate;
  • Dreptul la opoziție a prelucrării;
  • Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri;
  • Dreptul de a se adresa Autorității Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (dataprotection.ro) și instanțelor de judecată.

Vă răspundem la solicitările privind exercitarea drepturilor în termen de o lună de la primirea acestora, termen care poate fi prelungit cu maximum două luni atunci când este necesar, ținând seama de complexitatea și numărul cererilor, situație în care vă vom informa cu privire la prelungire și la motivele acesteia.

Vă atragem atenția că exercitarea dreptului la ștergere poate fi limitată atunci când păstrarea datelor este impusă de o obligație legală, în special în privința documentației medicale și a documentelor financiar-contabile.

Pentru exercitarea acestor drepturi sau pentru orice întrebări legate de prelucrarea datelor dvs. personale, ne puteți contacta la adresa de E-mail a Responsabilului cu protecția datelor (DPO) desemnat de Societate: dpo@aestheticdentalclinic.ro, ori prin poștă la adresa sediului.

  1. MODIFICĂRI ALE PREZENTEI POLITICI

Ne rezervăm dreptul de a actualiza prezenta Politică ori de câte ori intervin modificări ale prelucrărilor descrise sau ale legislației aplicabile. Versiunea în vigoare este cea publicată pe Website, marcată prin data ultimei actualizări menționate în antet. Vă recomandăm să consultați periodic această pagină.